Referat 2021

STYREREFERATER 2021

Her legges styresaker ut fortløpende når referatene er godkjent, med det siste først. Saker som omhandler personopplysninger og forhold som ikke anses å ha alle medlemmers interesse, protokollføres men legges ikke ut her.

 

Grimstad og Omegn Travselskab

Referat fra årsmøte for 2021

Grimstad Vertshus 31.01.2022.

 

 

 

Det var 15 stemmeberettige medlemmer som deltok. Kai Sundberg deltok som representant fra Agder Travforbund.

 

 

 

Punkt 1.

Godkjennelse av innkallingen.

Enstemmig godkjennelse av innkallingen.

 

 

 

Punkt 2.

Valg av referent, dirigent, tellekomite og to personer til å underskrive protokollen.

Valg av referent:                 Christina Carlsen

Valg av dirigent:                  Preben Haagensen

Tellekomite:                         Kay Underhaug og Per Otto Aagre

Valg av to medlemmer til å underskrive protokollen: Allan Omholt og Kristian Dokkedal

Enstemmig vedtatt

 

 

 

Punkt 3.

Godkjennelse av årsberetningen.

Enstemmig godkjent.

 

 

 

Punkt 4.

Godkjennelse av regnskapet 2021

Godkjent

 

 

 

Punkt 5.

Fastsettelse av medlemskontingenten.

Styret foreslo at medlemskapet forblir uendret på 300 kr.

Enstemmig vedtatt

 

 

 

Punkt 6.

Innkommende saker.

Det foreligger ingen innkommende saker for 2021.

 

 

 

Punkt 7. Valg.

Valgkomiteens innstilling enstemmig vedtatt.

Det nye styret pr. 31. Januar 2022 er som følger:

 

Leder:                   Preben Haagensen. 1 år

Nestleder:            Freddy Johansen. ny- 2år

Styremedlem:      Per Otto Aagre. ny- 2 år

Styremedlem:      Jeanette Salvesen. 1 år

Styremedlem:      Kay Underhaug. 1 år

 

Vara:                      Christina Carlsen. ny- 1 år

Vara:                      Trond Aaleborg. ny- 1 år

 

Revisor:                 Atle Larsen. ny- 1 år

Tom Helgesen. ny- 1 år

Vara:                      Allan Omholt. ny- 1 år

 

Valgkomite:          Trond Haugen. 1 år

Trond Møretrø. 2 år

Helge Gundersen. 2 år

Vara:                      Kristian Dokkedal. ny- 1 år

 

Representant til Agder Travforbund:

Formann og nestformann

 

Vi gratulerer årets hest 2021

Kaldblods: Bork Viking.                                    Varmblods: Dalina S.S

Eier:Trond Møretrø                                           Eier: Preben Haagensen

 

Vi takker for et fint årsmøte i dag

 

 

 

 

Styremøte 23 November 2021

Styremøte ble avholdt på Frivoll Travbane.
Til stede: Preben, Freddy, Kay, Per Otto, Jeanette, Egil og Trond

• Sak 31/21 Årsmøte
Det blir bestemt at årsmøte blir lagt til mandag 31 januar 2022 på Frivoll Travbane. Første innkalling blir lagt ut på hjemmesiden, Facebook og sms til medlemmene 30. November.

• Sak 32/21 Stallen
Styret bestemte at kontrakter og stallregler skal følges som vedtatt og banelyset blir ikke satt på før det melder seg et større behov for lys på banen.

• Sak 33/21 Møte med Hrani
Hele styret møter med styret i Hrani mandag 29. November for gjennomgang av kontrakten.

• Sak 34/21 Leiligheten i klubbhuset
Styret bestemte at prisen på leiligheten blir satt opp på grunn av høyere strømpriser, dette trer i kraft 1.1.22.

• Sak 35/21 Økonomi
Per Otto gikk gjennom økonomien, og det blir tatt til etterretning.

Styremøte 28.oktober 2021.

Styremøte ble avholdt på Frivoll travbane.

Tilstede: Per Otto, Preben, Kay, Freddy, Jeanette, Egil og Trond.

Fra forbundet: Kai Sundberg og Marianne Kleppaker.

 

  • Sak 27/21

-Møte startet med informasjon fra Kai og Marianne om fremtiden fra travet på Sørlandet. Blandt saker som ble diskutert var:

  1. Terminliste.
  2. Lokalkjøring for ponneier med innslag av kaldblodshester.
  3. Flere medlemsmøter/ temakvelder.
  4. Forbundets årsrapporter må forenkles.

 

  • Sak 28/21

-Ny stallkontrakt og stallregler ble gjennomgått.

-Ny app for brannvarsling betjenes av Freddy og Jeanette.

-Nytt passord til nettsiden er aktivert.

 

  • Sak 29/21 traktor.

-Traktoren må repareres, og det blir en større reperasjon enn først antatt. Overføringsaksel må byttes i tillegg til rep. av olje lekkasje.

 

  • Sak 30/21

-Medlemsmøte 1/11 .21 ble forberedt og oppgavene ble fordelt.

 

 

Styremøte 7.oktober 2021.

Styremøte ble avholdt på Frivoll travbane.

Tilstede: Preben, Kay, Per Otto, Jeanette, Freddy, Trond og Egil.

 

  • Sak 24/21 Stallmøter.

Tilbakemeldingene fra stallmøter. Det etterlyses nye kontrakter og stallregler, pluss en del utbedringer av skrittemaskinen, grusing i luftegårder, tørkerom og feil på lys på høyrom.

-Styret har etter diskusjon vedtatt følgende:

  1. Kontrakten og stallregler er påbegynt.
  2.  Bryter til skrittemaskin bestilles.
  3. Lys i høyrom fikses.
  4.  Tørkerom i Nice-stallen blir prioritert nå.
  5. Skrittemaskin får mer sand

 

  • Sak 25/21 Medlemsmøte

-Medlemsmæte er berammet til mandag 1/11.21 på klubbhuset, saksliste er sendt ut.

 

  • Sak 26/21 Rep. traktor.

-Traktoren begynner å bli slitt. Reparasjon må påberegnes.

 

 

Styremøte 18.august 2021.

Styremøtet ble avholdt på Frivoll travbane.

Tilstede: Preben, Kay, Per Otto, Jeanette, Freddy, Trond og Egil.

 

  • Sak 20/21 Stall.

-Etter mye interne stridigheter blant de som leier stallplass, ble det avholdt møte med de. Oppstallørene var enige om å ha en bedre dialog seg imellom. De foreslår selv å ha et møte hver Torsdag i starten av hver måned.

 

  • Sak 21/21 Medlemsmøte.

-Møter og andre aktiviteter er vanskelig å få til pga covid19.

 

  • Sak 22/21 Økonomi.

-Per Otto gikk igjennom økonomien. styret tar det til etterrettning.

 

  • Sak 23/21 Agder-Energi internkontroll.

-Vi jobber videre med saken.

 

 

Styremøte 7 juli 2021.

Styremøte ble avholdet på Frivoll travbane.

Tilstede: Preben, Kay, Per Otto, Freddy, Jeanette, Trond og Egil.

 

  • Sak 19/21 Strategiplanen Det Norske Travselskap.

Grimstadklubben sendte inn forslag til planen. Se eget dokument.

 

 

Styremøte 26. mai 2021

Styremøtet ble avholdt på Frivoll travbane.

Tilstede: Preben, Kay, Per Otto, Jeanette, Freddy, Trond og Egil.

 

  • Sak 14/21 stall.

-Per Otto innhentet pris fra forskjellige forsikringsselskaper, det ble bestemt at vi beholder Gjensidige.

-Preben og Jeanette må ha et møte med leietakerne i stallen.

-Enighet om å kjøpe inn GSM varsler til brannvarslingsanlegget.

-Styret bestemte å kjøpe inn strømapparat til luftegårdene på indrebane og Per Otto ordner det.

 

  • Sak 15/21 Hrani islandshestforening

-Hrani ønsker et møte med styret angående fremtiden.

 

  • Sak 16/21 Årsrapport

-Årsrapporten til Agder Travselskap tar Per Otto, Kay og Preben seg av.

 

  • Sak 17/21 Henvendelse fra medlemmer ang. Frivoll travbane.

-Styret har mottatt brev fra medlemmer i Grimstad og Omegn Travselskab angående Frivoll travbane sin fremtid. Styret har gjennomgått brevet og mener det er nødvendig med et medlemsmøte så fort det lar seg gjøre i forhold til covid19 situasjonen.

 

  • Sak 18/21 

-Styret har innkalt til dugnad på Frivoll travbane 10.juni

 

Brevet fra medlemmene:

 

Til Grimstad og Omegn Travselskap v/styret. 10.05.2021.

 

Fremtiden for Frivoll travbane.

Undertegnende viser til referat fra Generalforsamlingen 2018 under punkt 7. Innkommende forslag. Det ble da valgt en arbeidsgruppe på tre personer for å belyse saken og fremtiden. Etter dette har det kun vært et møte som vi har sett referert, så har fremdriften stoppet opp. Vi mener tiden er overmoden for å komme videre i saken. Håper det nye styret vil se på dette på nytt, og evt. innkalle til medlemsmøte for å få frem medlemmenes syn.

Stikkord:

  1. Selge banen til næringslivet/kommunen.
  2. Finne et annet sted, f.eks en stor gård.
  3. Investere i Tavparken for å sikre økonomien og drift i fremtiden.
  4. Leie ut arealet til næring, konserter, bobilparkering.
  5. Fortsatt drifte jernbanelinja for trening.
  6. Bygge opp å gi tilskudd til 3/4 mindre treningsanlegg.
  7. Undersøke alle muligheter for å få større aktivitet på banen før det blir besluttet å selge

Willy Salvesen, Trond Haugen, Trond Aaleborg, Helge Gundersen

Styremøte 21. april 2021

Styremøtet ble avholdet på Frivoll travbane.

Tilstede: Preben, Kay, Per Otto, Jeanette.

 

  • Sak 11/21 Agder Travforbund

-Formannsmøtr i Agder Travforbund onsdag 5. mai, Preben stiller.

-3-årsbefaring av anlegget av Agder travforbund 23/4, Preben møter.

 

  • Sak 12/21 Stall

-Styret åpner opp hovedstallen for påseling for tilreisende hester.

 

  • Sak 13/21 Økonomirapport

-Per Otto gikk gjennom økonomien, styret tar det til etterrettning.

-Styret har fått inn pris på GSM varsling til stallen på ca. 4000,- totalt

 

Styremøte 23.mars 2021

Styremøtet ble avholdt på Frivoll travbane.

Tilstede: Preben, Kay, Per Otto, Freddy, Jeanette og vara: Egil og Trond.

Referent Karina, ikke møtt.

 

  • Sak 6/21 Oppfølgingssaker

-Utklippsbøker som ble nevnt har kommet til rette.

-Referater fra 2018 har kommet til rette og er limt inn i styreprotokollen.

-Leierkontrakten med leietakerne over klubbhuset er i orden.

-Hurtigfestene til redslapene er kjøpt inn og montert.

-Elin Bentsen engasjert til å låse og rengjøre klubbhuset.

 

  • Sak 7/21 Stall og brannsikring:

Stallen

-Elin blir spurt om ha utslipp og foring i stallen.

-Innkjøp av strømtråd: Per Otto Aagre.

Slodding av banen og jernbanelinja

-Mandag: Trond Aaleborg

-Torsdag: Freddy Johansen.

Brannsikkerheten

Freddy Johansen sjekker pris på GSM-sender

 

  • Sak 8/21 Agder Travforbund/Mønstringsløp

Vi sender ut 3 forslag til høring på SMS til klubbens medlemmer.

 

Sak 9/21 Årsmøter i Sørlandets Travpark A/S

Preben Haagesen møter.

Styret går for valgkomiteens forslag.

 

  • Sak 10/21 Kandidat til DNT’s styret

Etter hendvendelse fra Agder Travforbund har GOT ingen forslag til nye kandidater, men er positive til lederskifte

 

Styremøte 3. mars 2021

Styremøtet ble avholdet på Frivoll travbane.

Tilstede: Preben, Kay, Per Otto, Freddy, Jeanette og vara: Egil og Trond. Karina var med som referent.

Gjennomgang av årsmøte og referat. Noen justeringer gjøres på referatet.

 

  • Sak 1/21:

-Orientering om forrige  og nåværende styret.

-Styret er positive til å arrangere medlemskvelder når coronasituasjonen er over. Det er en fin måte å invitere medlemmer til å bidra med forslag, idèer og styrke det sosiale samspillet i klubben.

-Klubben har nettsiden grimstadtrav.no og denne har ikke vært i bruk de to siste årene. Nytt styret vil få tilgang til siden slik at vi kan  legge ut informasjon igjen.

  • Ansvarsfordeling av arbeidsoppgavene knyttet til stallen og anlegget:

-Per Otto Aagre blir valgt som kasserer.

-Stallansvarlig: Jeanette Salvesen.

-skraping av banen og jernbanelinja:

Trond Aaleborg og Freddy Johansen vil ta en dag hver i uka, hvilke dager avtaler de seg i mellom.

Hesteeiere må gi beskjed dersom de trenger hjelp til flytting av rundball disse dager.

-Ansvarlig for kafèinnkjøp og klubbhuset:

Kay Underhaug.

-Styret vil legge fram for en av leietakerene i stallen om det er mulighet for å ha ansvaret for låsing av klubbhuset mot 500,- månedlig avslag i stalleie.

-Leiekontrakt for leietakerene over klubbhuset:

Kay underhaug og Freddy Johansen ordner med kotrakt.

 

  • Sak 2/21

Traktorutstyr:

-Det ble foreslått å kjøpe inn hurtigfester og slitestål til redskapene.

Trond Aaleborg sjekker pris på hurtigfester og Per Otto Aagre sjekker priser på slitestål.

 

  • Sak 3/21

Oppseling/skostallen

-Tanken om å utvide oppselingsboksene ved skostallen ble lagt fram på årsmøte. Styret avventer og vil i første omgang tilby Nice stallen for oppseling hvis ikke oppselingsboksene ute kan brukes av ulike årsaker.

 

  • Sak 4/21

DNT/Agder Travforbund

-Medlemsansvarlig for DNT’s medlemside er Preben Haagensen og Per Otto Aagre.

-Agder Travforbund vil ha klubben sin tilbakemelding angående de nye reglene for mønstringsløp. Det er lang svarfrist og styret snakker mer om dette på neste styremøtet. Medlemmenes tilbakemelding er viktig og vi drøfter neste gang om det er noe vi kan gjøre på nettsiden eller sms for å få svar fra medlemmene ang. saken.

 

  • Sak 5/21

Brannsikkerheten

-Stallen har pr. i dag brannvarsling som går ut i anlegget, men ikke direkte til brannvesen. Trond Aaleborg sjekker opp pris og hvordan reglene er for over 10 oppstallede hester.

 

 

Årsmøtereferat for 2020

Dato: 27.februar.

Sted: Grimstad Vertshus.

20 stemmeberettige medlemmer deltok.

Årsmøte ble startet med et minutt stillhet for æresmedlem Tormod Håland og medlem Kjell Terjesen.

  1. Godkjennelse av innkalling.

Enstemmig godkjennelse av innkallingen.

2. Valg av referent, dirigent og to personer til å undertegne protokollen

Referent: Karina Helgesen, enstemming valgt.

Dirigent: Preben Haagensen, enstemmig valgt.

Valg av to medlemmer til å undertegne protokollen:

Torfinn Sørgår

Trond Aaleborg

Enstemmig valgt.

3. Årsberetning 2020.

Enstemmig godkjent.

4. Regnskap.

Per Otto Aagre gjennomgikk inntekter og utgifter for klubben i 2020, og fikk skryt for et ryddig og oversiktlig regnskap.

Enstemmig godkjenning av regnskap.

5. Budsjett.

Styret som var har valgt å ikke sette opp et budsjett for 2021, pga. uavklart situasjon med tanke på inntektsskapende aktiviteter. De gjør samtidig oppmerksom på at nytt styret bør orientere medlemmer om eventuelle store utgifter.

8. Valg.

Det nye styret pr.27. Februar 2021 er som følger:

Leder: Preben Haagensen 2 år

Nestleder: Freddy Johansen 1 år

Styremedlemmer:

Per Otto Aagre 1 år

Kay Underhaug 2 år

Jeanette Salvesen 2 år

Vara: Egil Karlsen 1 år

Vara: Trond Aaleborg 1 år

Revisor:

Atle Larsen 1 år

Tom Helgesen 1 år

Vara:

Allan Omholt 1 år

Valgkomitè:

Trond Haugen 2 år

Helge Gundersen 3 år

Trond Møretrø 3 år

Representant til Agder Travforbunds generalforsamling:

Leder og nestleder.

Annet:

Angående GOT nettsiden: ikke alle medlemmer er på Facebook, nytt styret bes drøfte gode løsninger på hvordan vi kan bruke nettsiden og evt. ansvarsdeling.

Modernisering av oppselingsboksene: Styret har ønsket å slå ut noe av veggene i oppselingsboksene for å få bedre plass til hest og vogn slik at tilbudet blir mer brukervennlig for de som kommer utenfra for å trene. Nytt styret er gjort oppmerksom på idèen og tar det videre om det er aktuelt.

Styret fikk forslag angående innkjørt-statestikken i årsberetningen med tanke på hester som flytter, til trening osv.

Utklippsbøker vedrørende klubben savnes. Nytt styret vil kontakte journalist i GAT som mulig har lånt de.

Vi vil takke for et fint årsmøte i dag og godt oppmøte.

 

Torfinn sørgård                        Trond Aaleborg

 

Årsberetning 2020

 

 

GRIMSTAD OG OMEGNS TRAVSELSKAB

 

VELKOMMEN TIL ÅRSMØTET 2020

 

 

Grimstad Vertshus lørdag 27. februar klokken 13.00

 

 

 

Agenda

1 Godkjennelse av innkalling

2 Valg av referent, dirigent og to personer til å undertegne protokollen

3 Årsberetning 2020

4 Regnskap 2020

5 Budsjett 2021

6 Fastsettelse av medlemskontingent

7 Innkomne forslag 8 Valg 9 Infosaker

 

  1. Årsberetning:

Styret har i 2019 bestått av:

Leder: Stein Larsen til 27. oktober, deretter overtok nestleder

Nestleder: Ketil Solvang.

Styremedlemmer: Ellen Senum, Per Otto Aagre og Freddy Johansen.

Varamedlemmer: Anita Nielsen og Lene Julseth.

 

Det har i beretningsåret vært avholdt ti styremøter og blitt behandlet 71 saker. Alle vedtak er ført i styrereferater. Samarbeidet i styret har fungert greit og alle oppgaver/gjøremål er blitt utført. Leder Stein Larsen valgte i oktober å trekke seg, for ikke å komme i konflikt med sin jobb som journalist og som formann i klubben. Coronasituasjonen medførte at de aller fleste aktiviteter ble lagt brakk i 2020. Derfor også en historisk kort årsberetning. Klubben hadde i 2018 til sammen 64 medlemmer.

 

Hrani:

Det har ikke vært avholdt formelle møter med Hrani i 2020, da dette ikke har vært nødvendig. Som følge av pandemien har heller ikke de hatt noen omfattende aktivitet.

 

Dugnader:

Det har vært gjennomført en større dugnad på Frivoll Travbane og ellers forefallende ved behov. Det var en større jobb i skostallen og forberedelse til å legge nytt tak der.

 

Lokalkjøringer:

Det har ikke vært avholdt kjøringer i 2020 på grunn av coronaen.

 

Klubbhus:

Leiligheten var utleid til brødrene Rislå Tellefsen også i 2020. Fra 2021 overtar leieboerne selv leiemålet.

 

Stallen:

Stallen har i 2020 gitt litt inntekter og hatt litt belegg. Her har Freddy gjort en god jobb med å legge til rette for leietakerne og sørge for belegget.

 

Bane/jernbanelinja

Banen og jernbanelinja er gruset opp, og Freddy har lånt gravemaskin og grøftet langs banen og jernbanelinja.

 

Økonomi:

Økonomisk går klubben bra, til tross for minimal aktivitet. Ketil sørget for søknad om coronastøtte, for tap etter ikke gjennomførte stevner. Det fikk vi. Per Otto har hatt stålkontroll på regnskap og oppfølgingen av gamle poster. Det har sikret klubben tilførsel av midler som nok ellers ville vært tapt.

 

Sport:

Mestvinnende kaldblods 2020

 

Hest 1.premie 2.premie 3.premie Ovrige Premier Antall starter
Bork Viking 2 1 3 1 63 500 7
Lilje Bausa 1 1 0 2 37 000 6
Frivoll Faksa 0 3 0 1 27 028 4
Knallgodt 1 0 0 0 12 000 1
Jenny Lill 0 0 0 2 6 000 9

 

 

 

 

 

Mestvinnende varmblods 2020

 

Hest 1.premie 2.premie 3.premie Øvrige Premier Antall starter
Chili Volo 3 0 0 3 85 648 10
Fata Morgana 2 1 1 6 58 000 17
Champs Elysees 0 0 1 3 19 500 5
First Action 0 0 0 2 6 500 3
Fireman 0 0 0 1 2 000 3

 

Trenerstatistikk 2020

 

Trener navn Lisenstype 1.premie 2.premie 3.premie Øvrige Premier Antall starter
Johan Kringeland Eriksen Proff trener A, trene og kjøre 6 13 8 19 615 178 70
Per Otto Aagre Profftrener A, trene 2 0 1 1 42 500 4
Anita Nielsen Amatør, trene 1 1 0 2 37 000 6
Preben Haagensen Amatør, trene 0 1 4 1 30 000 10
Lene Karin Julseth Amatør, trene og kjøre 0 0 0 10 24 000 31

 

Eierstatistikk 2020

 

Eier 1.premie 2.premie 3.premie Øvrige Premier Antall starter
Trond Møretrø 5 1 3 4 149 148 17
Helge Gundersen 2 1 1 6 58 000 17
Anita Nielsen 1 1 0 2 37 000 6
Stein G. Larsen 0 3 0 1 27 028 4
Tom Helgesen 0 0 1 3 19 500 5

 

Årets hester er: Bork Viking og Chili Volo, begge eid av Trond Møretrø

 

 

 

Sammendrag og 2020:

2020 ble ikke som planlagt på noe vis. Coronapandemien slo ned alle ideer og tanker om aktiviteter. Likevel har det vært nok å ta tak i. Organisatorisk har det vært en del turbulens i forbund og ved travparken, som har ført til noe møteaktivitet. På banen er midtingen fikset og oppgradert, samtidig som rampa for møkk er på plass. Traktoren har igjen fått en nødvendig oppgradering. Økonomien er under en bedre kontroll enn noen gang og er løpende ført. Totalt sett er det, til tross for de rådende omstendigheter, blitt et greit 2020. Nå gjelder det å holde fokuset på Frivoll som klubbens anlegg og senter for aktivitet også det kommende året.

 

 

 

  1. Regnskap
  2. Budsjett

Det er ikke utarbeidet noe budsjett for 2021.

 

  1. Fastsettelse av medlemskontingent

Det foreslås ingen endringer i medlemskontingenten

 

  1. Innkomne forslag

Det er ingen innkomne forslag

 

  1. Valg

Innstilling fra valgkomiteen:

Formann         : Preben Haagensen

Nestformann : Freddy Johansen

Styremedlem : Per Otto Ågre

Kay Underhaug

Jeanette Salvesen

1.varamedl.    : Egil Karlsen

2.varamedl.    : Trond Aaleborg

 

Revisor            : Atle Larsen

: Tom Helgesen

 

Vara                 :

 

Valgkomite     : Trond Haugen

: Helge Gundersen

: Trond Møretrø

 

Vara               : Kristian Dokkedal

 

Representant til Agder Travforbunds generalforsamling:

Formann og nestformann

 

Infosaker:

Utklippsbøker og oppselingsbokser