Referat 2022

STYREREFERATER 2022

Her legges styresaker ut fortløpende når referatene er godkjent, med det siste først. Saker som omhandler personopplysninger og forhold som ikke anses å ha alle medlemmers interesse, protokollføres men legges ikke ut her.

 

Styremøte 1. November

Møte ble avholdt i klubbhuset på Frivoll travbane.

Tilstede: Preben Haagensen, Kay Underhaug, Per Otto Aagre, Jeanette Salvesen, Christina Carlsen.

 

Sak 53/22 Stall

Styret har bestemt at det skal fores kl 07.00 på morgen og kl. 19.00 på kvelden. Alle hestene skal ha mat samtidig ved begge foringene. Styret har bestemt at oppstallørene skal sette opp en foringsliste der det er en foringsuke pr hest. Foringslistene skal settes opp for minst 6 uker og leveres til stallansvarlig innen 10. November.

 

Sak 54/22

Det blir sendt en advarsel til en oppstallør

 

Sak 55/22 Støm til vannmåler på indrebane

Styret kjøper inn skjøteledninger og legger den delvis i bakken i trekkerør så det blir strøm til vannmåleren.

 

 

Styremøte 4. Oktober

Møtet ble avholdt på Klubbhuset på frivoll.

Tilstede: Preben Haagensen, Per Otto Aagre, Kai Underhaug, Jeanette Salvesen, Christina Carlsen, Trond Aaleborg.

 

Sak 47/22 Dugnad

Dugnaden blir satt til 15. oktober klokka 09.00. Vi skal oppgradere rundpadocken, og feste opp gummimatte rundt den og lage ny port. Per Otto kjøper inn det vi trenger. Preben tar med grafser og drill. Jeanette hører med Kenneth og spør om han kan fikse døra fra vaskeboksen. Per Otto sender ut en sms til medlemmene. Vi serverer litt å bite i etter dugnaden.

 

Sak 48/22 Medlemsmøter.

Styret velger å invitere til på lag kveld med Espen Edvardsen 13. Oktober kl 18.00. Per Otto sender ut sms til medlemmene.

 

Sak 49/22 Økonomien.

Per Otto tar en gjennomgang av økonomien. Strømmen er blitt dyrere, og klubben har søkt om strøm støtte for april, mai og juni, og fått dette innvilget.

 

Sak 50/22 Kaffeprisen.

Fra 1. Desember setter vi opp prisen på kaffe i klubbhuset. Ny pris blir 25 pr dag, eller månedskort 400 kr.

 

Sak 51/22 Tankbilen

Arendal og omegn travselskapet var ikke interessert i tankbilen, så Preben skal sette inn en annonse eller kontakter Longum stål.

 

Sak 52/22 Stallen

Styret har hatt en gjennomgang av hvordan det fungerer i stallen, styret velger å sende ut en advarsel til en oppstallør.

 

 

Styremøte 16.August

Møte ble avholdt på Klubbhuset.

Tilstede: Preben Haagensen, Per Otto Aagre, Kai Underhaug, Jeanette Salvesen, Christina Carlsen, Trond Aaleborg.

 

Sak 38/22 Vanningsbilen

Longum stål har gitt et bud på 10000 kr for bilen og da henter de den.

Trond Aaleborg hører med Arendal og omegn travselskap om de er interessert i å overta bilen

 

Sak 39/22

Styret har bestemt at 2 oppstallører får oppsigelse etter brudd på kontrakten.

 

Sak 40/22 lokalkjøring

Krokheia skal ha lokalkjøring den samme dagen, styret velger å avlyse lokalkjøringen i år.

Neste år må vi ha tilbake skjærtorsdag kjøredagen. Så i år 2023 må vi huske å levere inn lokalkjørings ønske tidlig.

 

Sak 41/22 Agder Travforbund media og på lag kurs

Styret sender Preben på spill og på lag kurs og Christina på media kurs den 1 september.

 

Sak 42/22 Høst konferansen

Styret sender ut en melding til medlemmene og hører om noen vil være med

 

Sak 43/22 medlemskveld

Styret skal dra i gang en sosial kveld for medlemmer og hestefolk.

Vi drar i gang allerede onsdag 24 August kl 18.00. og serverer pizza.

 

Sak 44/22 lonsjeringsgrop.

Styret vil fikse opp lonsjegropa og tar tak så fort som mulig.

 

 

 

Sak 45/22 sommertid

Fra 1 september går vi tilbake til vanlig tid i stallen som er 06.00 til 21.00. og da skal det være stille på området kl 21.00.

 

Sak 46/22 den blå skrapa til traktoren

Styret mener at vi må kjøpe nye rivetenner til skrapa da disse er slitt. Per Otto ordner nye rivetenner

 

 

 

Styremøte 4. Juli

Møtet ble avholdt i klubbhuset på Frivoll travbane.

Tilstede: Preben Haagensen, Per Otto Aagre, Jeanette Salvesen, Kai Underhaug, Christina Carlsen, Trond Aaleborg.

 

Sak 35/22 evaluering av Hrani stevne

Styret tar en gjennomgang av sangthans stevne som Hrani nettopp har gjennomført, det er enkelte ting som trenger forbedring til neste stevne. Parkeringen på området trenger en bedre planløsning, og det må bli en bedre planlegging om hvor fylling av vann til vanningsvogn skal gjøres, gjødseltømming, septiktømming, salting.

 

Sak 36/22 pc og mail

Christina har sjekket pris på pc og det er blitt enighet om å kjøpe en pc og skriver fra Elon. Christina tar ansvaret for dette. Det blir laget en mail adresse til klubben, som all info til og fra forbund, dnt og lag kommer til. Så tar Christina ansvar for å sende info videre til styret.

 

Sak 37/22 Nestleder i styret

Preben har vært i kontakt med Dnt i forhold til styret og mangel på nestleder. Dnt sier vi kan kjøre styret uten nestformann, men hvis medlemmene ikke godkjenner dette så må det ny generalforsamling til å for finne ny nestforman.

 

 

 

Styremøte 15. Juni

Møtet ble avholdt i klubbhuset på Frivoll Travbane

Tilstede: Preben Haagensen, Per Otto Aagre, Kay Underhaug, Jeanette Salvesen, Christina Carlsen, Trond Aaleborg.

 

 

Sak 31/22 Økonomi

Per Otto tar en gjennomgang av økonomien og styret må i løpet av høsten se på driften av stallen.

 

Sak 32/22 Datamaskin

Styret har bestemt at klubben skal gå til innkjøp av pc og skriver. Christina sjekker opp i priser og tar ansvaret for innkjøpet av dette.

 

Sak 33 / 22 Oppstallører

Styret har bestemt at nye hester som skal komme inn krever referanser fra tidligere stall plasser.

 

Sak 34/22 Luftegård

Per Otto ønsker å sette i stand og slå sammen luftegårdene på nedsiden av klubbhuset til en luftegård. Han ønsker å gjerde luftegården selv og at han da disponerer denne hele året. Styret godkjenner dette.

 

Styremøte 27. April. 2022

Styremøte ble avholdt i klubbhuset på Frivoll travbane.

Tilstede: Preben Haagensen, Per Otto Aagre, Jeanette Salvesen, Kai Underhaug, Trond Aaleborg, Christina Carlsen.

Ikke tilstede : Freddy Johansen

 

Sak 19/22 Freddy trekker seg fra sitt verv.

Freddy har valgt å trekke seg fra sitt verv. Eget vedlegg

 

Sak 20/22 Økonomien

Per Otto tar en gjennomgang av økonomien og styret tar det til etterretning.

 

Sak 21/22 Salting av banen.

Per Otto har vært i dialog med Roy Berntsen om salting av svingen og området.  Styret ser etter tidligere avtaler med Roy Berntsen. Og styret vil se på det igjen til høsten.

 

Sak 22/22 Vanningsbilen.

Preben snakker med Nils Øyvind og hører hvordan statusen på vanningsbilen er og hva som eventuelt må fikses.

 

Sak 23/22 Traktoren/ treningsløyper.

Vi trenger en ny person til å ta ansvaret for traktoren etter at Freddy trakk seg fra sitt verv. Trond Aaleborg sier han kan skrape linja og banen 1 gang i uka. Preben sier at det er ikke kan være hvem som helst som skal kjøre traktoren. Vi trenger en person som er kontakt person og som har hoved ansvaret for traktoren. Trond Aaleborg tar ansvaret for å ta linja og banen 1 gang i uka, og det er Trond selv som bestemmer hvilken dag det blir og når det blir. Treningsløypene blir vedlikeholdt etter beste evne fremover, men er det for tørt så bør ikke løypene rives, da blir det ikke feste. Vi bør heller ikke rive 1 sporet på banen.

 

Sak 24/22 Grusing av løypene

Løypene trenger grus. Styret er enige i at det blir kjørt på grus, men det kan ikke kjøres på nå når det er så tørt. Og det må gjøres et godt forarbeid med riving av løypene og plukking av stein før det blir kjørt på ny grus.

Sak 25/22 Vårdugnad med Hrani.

Preben tar kontakt med Anna Svenningsen i Hrani og avtaler et tidspunkt ut i juni før vi tar en felles dugnad med Hrani.

 

Sak 26/22 skostallen

Skostallen blir som den er inntil videre.

 

Sak 27/22 medlemsmøte/spillkveld.

Styret har vært i dialog med Espen Edvartsen og han kan komme å fortelle litt om på lag spill. Styret ønsker at det skal være en positiv og sosial kveld, der det blir enkel bevertning.

 

Sak 28/22  Klubbhuset

Styret har valgt å si opp avtalen med Elin Bentsen om rydding av klubbhuset mot avslag på stallregnigen. Kai Underhaug overtar dette ansvaret.

 

Sak 29/22 Lokalkjøring

Vi har gått gjennom sponsorer, premier og velger å komme tilbake til dette til høsten.

 

Sak 30/22 Generalforsamlinger og vår konferanser

Preben tar en gjennomgang og orienterer om hva som har skjedd og hva som har kommet opp.

 

 

 

 

Styremøte 22. Mars

Styremøte ble avholdt på Frivoll Travbane.

Tilstede: Preben Haagensen, Freddy Johansen, Per Otto Aagre, Kay Underhaug, Jeanette Salvesen, Trond Aaleborg, Christina Carlsen

Forfall: Ingen

 

  • Sak 15/22 Lokalkjøring

Det kom tilbakemelding om at den 18 April skulle Lista har lokalkjøring. Preben leverer inn et nytt forslag om 25. September.

 

  • Sak 16/22 Sponsorer

Styret går gjennom gamle papirer og finner en bedre oversikt over tidligere sponsorer og begynner arbeidet med å lage en sponsor avtale.

 

  • Sak 17/22 Vårkonferanse

Det skal være en vårkonferanse på Sørlandets travpark Lørdag 9. April kl 11.00. Klubbene ble oppfordret til å komme med forslag om temaer vi ville ha opp på denne dagen. Styret sender inn forslag om 2 ting. Om Agder Travforbund kan lage en plan på hvordan øke medlemskap og hesteeiere og om det kan bli en felles side der info kan finnes på en lettere måte. Klubben er oppfordret til å stille med opptil 5 personer. Fra styret stiller Preben Haagensen, Freddy Johansen, Christina Carlsen og Per Otto Aagre.

 

  • Sak 18/22 Aktivitetsplan

Styret har begynt å arbeide med en aktivitetsplan for dette året.

 

Styremøte 14. Mars

Styremøte ble avholdt på Frivoll Travbane.

Tilstede: Preben Haagensen, Freddy Johansen, Jeanette Salvesen, Kai Underhaug, Per Otto Aagre, Trond Aaleborg, Christina Carlsen.

Forfall: Ingen

 

  • Sak 5/22 Info om formanns møte og årsmøte i Agder Travforbund

Det ble en gjennomgang av det som var tatt opp på disse møtene, møtet var for å gi en oppdatering om hva som skjer på Sørlandets travpark med oppsigelser og nedskjæringer.

Til Agder Travforbund sin Generalforsamling leverte Grimstad inn et forslag om oppføring av dyrlegerom på Sørlandets Travpark det var noe Agder Travforbund skulle se nærmere på.

 

  • Sak 6/22 Generalforsamling i A/S 6.April.

Preben representerer Grimstad og omegn travselskab.

 

  • Sak 7/22 Hrani Islandshestforening.

Skal ha St. hans stevne og ønsker å leie stallplasser. Klubben har pr. dags dato 14 bokser som Hrani kan leie.

 

  • Sak 8/22 Lokalkjøring.

Klubben ønsker å stelle i stand en lokalkjøring i år. Preben leverer inn forslag om 18. April. Dette blir hovedsaken på neste styremøte.

 

  • Sak 9/22 Info om Strømstøtte

Per Otto har levert inn søknad om refusjon av strømmen.

 

 

 

 

  • Sak 10/22 Travlagsdag på Sørlandets Travpark

Klubben er spurt om di kan skaffe sponsor til Travlagsdag 11 April.

Styret har bestemt at klubben selv sponser og går for sponsorpakke2, det er med et seiersdekken og en gavepremie til 1500 og middag for 4 stk.

Middagen blir delt ut blant di medlemmene som har meldt seg på til buffeten på løpsdagen.

Styret vil sende ut tekstmelding til medlemmene og informere om middagstilbudet fra klubben og oppfordre medlemmene til å stille denne dagen. Det blir også annonsert på Facebook siden og på hjemmesiden.

 

  • Sak 11/22 Økonomi

Per Otto tar en gjennomgang av økonomien og styret tar det til etterretning.

 

Sak 13/22 Hærverk på stallen

Natt til Søndag 13 Mars ble stallen utsatt for hærverk, med tagging på vegger og boks dører i hovedstallen. Det er ikke noe som er stjålet. Politiet ble kontaktet og har opprettet sak. Tagging ble fjernet Mandag 14 Mars.

 

  • Sak 14/22 Stallmøter

Kommunikasjonen og resultatene etter stallmøtene som har vært arrangert en gang i mnd har ikke gitt ønsket resultat, så styret ser ingen grunn til å fortette med det.

 

 

 

Styremøte 7 Februar 2022

Styremøte ble avholdt på Frivoll Travbane.

Tilstede: Preben Haagensen, Freddy Johansen, Per Otto Aagre, Kay Underhaug, Jeanette Salvesen, Trond Aaleborg, Christina Carlsen

Forfall:

 

  • Sak 1/22. Ansvarsfordeling av det nye styret

Styret har fordelt oppgavene i styret slik:

Kasserer: Per Otto Aagre

Stallansvarlig: Jeanette Salvesen

Sekretær: Christina Carlsen.

 

  • Sak 2/22 Formannsmøte i Agder Forbund 14. Februar

Møte vil foregå på teams, og det vil bli gjennomgang av mønstringsløpspengene framover og om det er klubber som har innspill. Det blir info om aktivitets stallen som er åpnet på Sørlandets travpark.

Styret velger å gå for den ordningen som er foreslått på mønstringsløps pengene.

 

  • Sak 3/22 Generalforsamling i Agder Travforbund 7 Mars

Styret stiller med Formann og nestformann

Styret vil sende inn et forslag om det er mulighet for å sette i stand et dyrlegerom/behandlingsrom.

Generalforsamlingen i A/S er berammet til 6.April.

 

  • Sak 4/22 Gjennomgang av stallregler og kontrakter.

Styret tok en ny gjennomgang av kontrakter og stallregler og foretok minimale endringer.