Styrereferater

Her legges styresaker ut fortløpende når referatene er godkjent, med det siste først. Saker som omhandler personopplysninger og forhold som ikke anses å ha alle medlemmers interesse, protokollføres men legges ikke ut her.

2018:

Styremøte 30. januar 2018

Forfall Lene

Sak 1/18 Styrets sammensetning

Styrets sammensetning blir slik:

Stein Larsen, leder

Torfinn Sørgård, nestleder

Anita Nielsen, kasserer

Lene Julseth, sekretær

Trond Ålenborg, styremedlem

Klubben inngår samarbeid med Anette Andersen om føring av regnskapet for neste år, med bruk av Visma. Vi ber om et møte med henne snarest, slik at dette kan komme i gang. Kontoen i Sør må også åpnes ASAP, slik at vi kan få betalt regninger som ligger. Videre må alle styremedlemmene inn på Altinn.no og signere sine styreverv der.

Vedtak: Enstemmig vedtatt

Sak 2/18 Diverse

2.1. Vil ha møte. Revisorene vil være med på første styremøte og forklare litt om hvordan de vil ha føringen av regnskapet for neste år. Allan får beskjed i forkant.

2.2 Ponnitravskole. Hilde H Larsen og Lene Julseth er begge interesserte i en ponnitravskole på Frivoll, noe styret er positive til. Vi tar et møte med dem snarest for å høre om ideene og gjennomføringsmuligheten. Klubben vil være med på dette.

2.3. Stallen. Lyses ut med det første. 0 i leie til den rette. Kan tilbys mot betaling av utgiftene til strøm, kommunale avgifter og forsikring første år.

2.4. Indre bane. Spørsmål om å opparbeide ridebane 20×40 meter med nytt dekke i samarbeid med Hrani på indre bane. Styret er positive til dette og går i dialog for å utrede pris, behov osv før det fattes vedtak.

2.5 «Dyrlegerommet». Gjøres om til styrerom og vi plasserer papirer osv der nede, samt setter inn kontorpult etc der. På den måten kan dagens styrerom frigjøres til premier til kjøringene osv.

Vedtak: Tatt til etterretning

Sak 3/18 Oppfølging årsmøte

Stein sier opp Canal Digital og RD snarest. Kontakter videre M-kiosk om vedtaket. Klubbhuset blir fra 1. februar stengt fra klokken 18 på kveldene.

Vedtak: Enstemmig vedtatt

 

Styremøte 13. februar 2018

Møtte: Alle + Vara Ellen

 

 

Sak 3/18 Regnskapet

Det er som kjent inngått avtale med Anette Andersen om føring av regnskapet, vedlagt. Hun er i gang. Det er en del utfordringer i det det dukker opp regninger fra 2017 som ikke er betalt, samtidig som det er en del som er purret og hevder de ikke har fått fakturaer. Det er gjort en jobb med dette nå, og vi håper det nå er gang i regnskapssystemet.

Referatet fra møtet med Andersen:

¤¤¤

Referat møte med Anette Andersen

  1. januar

Fra styret møtte: Stein, Torfinn og Trond

Agenda

Avtale føring og håndtering av regnskapet til klubben i 2018.

Viktige momenter:

  • Lage grupper slik som stall, kiosksalg kjøringer, kaffesalg, kjøringer, klubbhus, bane og treningsveier, traktor, i det hele tatt slik som satt opp i årsberetningen. Ta gjerne en prat med revisor Allan (tlf 918 67 346) om hvordan det løses.
  • Åpne opp for bruk av betaling med Vips på banen (kaffe, kiosk, startavgifter etc), samt fakturering via Vips.
  • Rette seg etter revisoranmerkinger 2017 og oppfylle dem.

Fakturaer:

  • Fakturere og sende ut via mail eller sende til Stein som printer ut og leverer til dem på banen/mottakere. (Oppstallører etc)
  • Følge opp ubetalte regninger med purringer.
  • Motta liste over dem som skal faktureres, med navn, adresse, mail og sum med hva det er for.
  • Oppretter løpende varegrupper. Alt er uten mva.

Regninger:

  • Henter dem i Arendal hos Anita på Interoptikk ved behov.
  • Har tilgang til konto for betaling etc.
  • Inngår autogiro på at som det er mulig med.

Rapporter:

  • Utarbeider stausrapport for beholdning, utestående, etc til styremøtene på forespørsel.
  • Rapporterer direkte til Stein om det er noe som må tas opp i styret.

Honorar:

  • Mottar kr 500 pr mnd, totalt samlet kr 6000,- i året for tjenesten.

Evaluering:

  • Samarbeidet evalueres etter seks mnd og justeres da ved behov. Planen er at samarbeidet løper i hvert fall i 2018.
  • Intensjonen er at dette arbeidet løper til det sies opp av en av partene.
  • Ved oppsigelse av avtalen bistår og bidrar Andersen til at den som overtar jobben blir satt inn i programvaren.

Vedtak: Tatt til etterretning.

Sak 5/2018 Frivoll Travbane – årsmøtevedtaket

Gruppen er i gang og består av:

Stein Larsen, fra styret og gruppens sekretær

Torfinn Søgård, fra styret og gruppens kontakt opp mot kommune og politikere

Preben Haagensen, representant fra medlemmene og de aktive i klubben

Kjetil Olsen, daglig leder ved Sørlandets travpark

Første møte blir direkte med ordfører Kjetil Glimsdal i Grimstad 14. februar kl 15. Der vil han bli orientert om den prosessen som er satt i gang og hva som ønsker og planer. Mandatet for gruppen er som kjent at de skal sondere mulighetene som er, for så innen utgangen av 2018 utarbeide et notat for neste årsmøte, som speiler de muligheter vi har og de valg vi bør ta for fremtiden. Det er viktig at gruppen holder resten av styret og medlemmene løpende orientert om fremdriften, slik at det er full åpenhet om arbeidet.

Vedtak: Tatt til etterretning.

Sak 6/17 Lokalkjøringer

Vi er tildelt følgende kjøringer i 2018:

Øyestad og Fjære: 29 mars

Grimstad og Omegn: 19 august

Arendal og Omegn: 30 september

Det er bestilt noen dekken, grimer og hestegodt hos Travdiscount. Det sammen med restene fra 2017 gjør at det ikke trengs å kjøpe inn ytterligere premier for kjøringene i år. Vi har da også til «Årets hest».

På vår kjøring tar vi videre sikte på å dele ut en travsele og skikkelig premiering.

Vi trenger imidlertid en sponsoransvarlig og en stevneansvarlig, som kan ta seg av det praktiske rundt dette. Resten av styret må påregne betydelig dugnad disse dager.

Vedtak: Torfinn og Stein tar ansvar for henholdsvis sponsorer og stevnene. Anita, Ellen og Lene har ansvar for kiosken og grill. Trond har ansvar for vekta. Stein tar innmelding av hest og Lene ponny. Gjelder for alle tre kjøringene. Vi spør også Ingunn Christensen om hjelp til med sponsorer. Torfinn snakker med henne. Tatt til etterretning.

Sak 7/17 Dugnads og oppgraderingsplan

Anlegget, utstyr, treningsveier og bane bør gås grundig over. Deretter bør det lages en prioritert plan for vedlikehold og oppgraderinger for resten av året. Denne planen legges frem på neste styremøte og spikres der.

Trond og Torfinn bes om å ta gjennomgangen og utarbeide listen til mars-styremøtet.

Vedtak: Trond og Torfinn utarbeider en plan til neste møte.

Sak 8/17 Orienteringer

  • Det står fem hester i hovedstallen og to i Nice. Fungerer fint. Freddy gjør en kjempejobb med å holde stallområdet etc i stand. Ny flis kommer denne uka. Stallen er for øvrig «lyst ut» uten at det er kommet noen henvendelser foreløpig.
  • Møte travparken. Formannsmøte 12.02. Satte opp terminliste for lokalkjøringene. Ellers orientert om at alle løp skal få et eget navn, og at klubbene får egen dager hvor de kan hedre sponsorer, hester eller personer. Egen liste med åtte navn sendes travparken. Ellers ble det orientert om nedgang i spillet etter at tvungen spillerregistrering ble innført. Det ble også diskutert løpsutskrivning etc og utfordringene rundt det.
  • Økonomi. Saldo pt er 195.800. Det er siden årsmøtet dukket opp en del regninger fra 2017 som skulle vært betalt i 2017, men som ikke er betalt. Totalt dreier det seg om ca 20.000 kr. Dette er nå ordnet opp i. Alle regninger er p.t. betalt. Forfall for første fakturering i 2018 er 15. febr. Det er da fakturert for ca 55.000 kr. Det er svært god kontroll på økonomien nå. I mars vil arbeidet med gjennomgangen av restutestående fra 2017 ta til, slik at vi får det på plass.
  • Overvåkning av Frivoll. Det er innkjøpt kameraer for området. Dette for å hindre tyverier av flis og for, som tidvis har vært et problem. Det er hengt opp varsel på området om dette. Kameraet er svært lite og hendig og det røpes ikke hvor det henger. Det fotograferer og filmer og sender dette til en mottaker, samtidig gis det varsel når det er bevegelse på området i gitte tidsrom.
  • Innkjøp Walki talkier til kjøringen. Dette trenger vi. Torfinn finner pris på fire stykker. Av ok kvalitet og til vår bruk.

 

 


 

2017:

Referat styremøte 1. mars kl 19.30 på klubbhuset

Tilstede: Alle

1/2017 Konstituering styret

Forslag:

Kasserer: Tonje

Sekretær: Margrethe

Styremedlem: Trond

Vedtak: Enstemmig vedtatt

2/2017 Underskrive protokoll

Protokoll siste styremøte 24.01.2017

3/2017 Referatsaker – orienteringer

  1. DU-søknad klubben
  • Oversendt AT – innstilt først fra Agder
  1. Søknad Inntjore
  • Behandlet på nett – oversendt med innstilling til AT
  1. Lokalkjøringer
  • Skjærtorsdag – Øyestad og Fjære
  • sept Grimstad og Omegn
  • okt Arendal og Omegn
  1. Sponsorer Frivoll
  • Grødum 6.000
  • Ustekveikja Energi 9.000 + 6.000
  1. Ponnigruppe
  • Lene er satt opp til neste instruktørkurs
  • Det er godt oppmøte på samlingene og flere som er interesserte

4/2017 Bokser banen

Vi har som kjent fått tilbud fra Trond Haugseth på kr 59.000 inkl mva. Det tilkommer rørlegger etc på ca 10.000,- Det er søkt om DU-tilskudd. Det er bekreftet at AT har innstilt oss først fra Agder, så det er en god sjans for å få noe. I hvert fall 1/3 del av summen. Det vil bety at vi er innenfor årsmøtets ramme.

For at dette ikke drar lengre ut, er forslaget at vi aksepterer tilbudet og ber om at Haugseth starter snarest, slik at Johan kan få inn hester der. Vi spør selvsagt han om det er noe vi kan bidra med for å gjøre prisen lavere. Skillene Johan har kan ikke brukes da disse har feil dimensjon. Boksene blir ikke godkjent for større hester, noe Johan må ta hensyn til når han flytter hester ut.

Vedtatt mot Tonjes stemme, av hensyn til kostnad.

5/2017 Stallen

Stein har hatt en snakk med Johan. Han er inneforstått med at han skal betale kr 500 pr hest over 14 pr mnd. Han har nå 20 hester oppstallet på banen. Videre har vi hatt en runde på vedlikehold av løyper, bane og sandbane og ting fungerer veldig greit. Han har dessuten fått nøkkel til islandshestklubbens klubbhus, slik at han kan låse seg inn der om sikringen går til varmen inne i tårnet etc. Utover det er det ingen merknader til leieforholdet.

Det er tungvint for Tonje å følge med på strømmen av hester med tanke på fakturering. Johan skal heretter informere Tonje om antall hester som det skal faktureres for månedlig. Det skal også leses av strøm- og vannmåler over en periode nå mens aktiviteten utenom stallen er lav, for å danne et reelt bilde av disse kostnadene med tanke på prisjustering til høsten.

6/2017 Klubbhuset

Dette trenger en facelift. Tenker da maling, oppgradering kjøkken, lys etc. I det hele tatt gjøre det triveligere. Det virker for øvrig som om rydding etc er bedre nå etter det ble tatt opp på årsmøtet. Tonje ser på hva som trengs av utstyr på kjøkkenet, og Lene og Tonje tar ansvar for maling o.l.

7/2017 Årsmøte Agder Travforbund

Sakspapirene er lagt ut på vår Facebookside. Vi går kjapt gjennom evt merknader fra vår klubb.

 

Agenda styremøte 29. mars kl 19.30 på klubbhuset

8/2017 Underskrive protokoll

Protokoll siste styremøte 01.03.2017

9/2017 Referatsaker – orienteringer

  1. Kort info om møter i forbundet
  2. DNTs generalforsamling, sak som bør utløse medlemsmøte?
  3. Terminliste Hrani første halvår 2017: -30. April Sørlandsmot
  4. Mai Klubbmesterskap

22.-25. Juni St.Hans stevnet

30.-02. Juli Rideleir

10/2017 Bokser banen

Disse er endelig ferdige. Ble meget bra. Kostnadsrammen er overholdt og arbeidene betales ut torsdag 30/3. Totalt med materialer, snekkerarbeid, skiller, sveisejobb, drikkekar, rørlegger og materiell landet vi på rundt 53.000 kroner. Det må sies å være meget bra! Dersom vi får 40000 kroner i DU midler koster ikke dette oss mer enn 13000  kroner. Boksene er allerede i bruk.  Boksene må oljes og det må legges beslag. Det er allerede gnagd på materialet, så dette må gjøres så fort som mulig. Torfinn ser på dette.

11/2017 Stallen

Fra første april faktureres Johan nå for stallen 6.000 kr, de fire nye boksene 2.000 kroner, og dernest kr 500 pr hest utover 18 på anlegget pr mnd.

Styret må for øvrig sette ned en gruppe som ser på kostnader knyttet til stallen, strøm, forsikringer, vedlikehold og traktor, som skal danne grunnlaget for den leien klubben må ha fra 1. august. Arbeidet må ta til snarest og være klart til 1. juni slik at dette kan legges frem i god tid. Tonje, Trond og Margrethe går sammen og ser på hvilke kostnader han reelt medfører ila april og legger dette frem for resten av styret. Han har for øvrig fått beskjed om å kjøre bort ødelagt høy samt legge sine høyballer et annet sted slik at det går an å bruke parkeringen til parkering. Videre parkere inntil sidene slik at ikke noen få hengere tar hele plassen. Dette så det ser bra ut til kjøringen…

12/2017 Klubbhuset

Som sagt på siste møte så trenger det en facelift. Er det noe Lotte og Lene kan ta ansvar for? Tenker da maling, oppgradering kjøkken, lys etc. I det hele tatt gjøre det triveligere. Det virker for øvrig som om rydding etc er bedre nå etter det ble tatt opp på årsmøtet. Ingunn har hatt en del tanker om dette. Lene hører om Ingunn vil være med på å se på hva som bør gjøres.

13/2017 Lokalkjøring skjærtorsdag

Vi må fordele arbeidsoppgaver og forberede kjøringen. Invitasjonen er ute. Vi trenger sponsorer og få dekket arbeidsoppgaver på anlegget. Det må også ryddes litt…

Sponsorer som er klare:

  • Bema
  • Igland Garasjen

Stein og Margrethe handler inn drikke i Danmark til helgen. Førstepremier er bestilt i form av keramikktravere. Blir stilig! Dekken og resten av premiene for hele året kjøpes hos Travdiscount i helgen. John Arne er speaker, Trond og Preben i dommertårn, Trond slådder banen og hjelper til som starter, Torfinn og Karina i tårnet, Tonje tar ansvar for kiosken, Kim Andre tar grillen. Behøver starter og en i vekta.

14/2017 Evt

  • Tennene på skrapa er allerede slitt ned og må skiftes. Trond ser på det og bestiller nye.
  • Stein må ordne med banken slik at Tonje får tilgang til vekslepenger.

Styremøte 16/5 2017

Tilstede: Lene, Trond, Torfinn, Stein og Margrethe

15/17 Lokalkjøring

Invitasjon er lagt ut på facebook. Travdiscount sponser med dekken og gavekort slik som i fjor, som Stein og Margrethe henter i helga. Torfinn har skaffet sponsorene Euronics, Byggeriet og Coop Bergemoen. Vi bør få inn rundt kr 10000 i sponsorer, Stein spør Ingunn om ho vil hjelpe til med sponsorer. Kim Andre tar grillen, Margrethe og Stein tar innmelding og program, Trond tar vekta, Torfinn i tårnet, Preben og Trond i dommertårn, Tonje i kiosk. Må kjøpes inn noen grimer og ponnipremier. Hamburgerbrød, hamburgere, pølser og drikke har vi. Håndtering av penger i kiosken skal ikke foretas av personer under 18 år.

16/17 Økonomi

Tonje har meldt forfall, men har opplyst om at økonomien er som i fjor med stort forbruk første kvartal, og normalt jevner dette seg ut når vi begynner med kjøringene. Oppussing av klubbhus og de nye boksene kom på ca kr 25000. Kai har sendt inn kaffepenger i banken en gang i uken, og de siste 12 ukene er det kommet inn kr 16505.

17/17 Stallen, arbeidet med justert leie etc

Det må gjøres noen tiltak for å stoppe de hestene som gnager på veggene i utestallen. Det må organiseres fjerning av møkk på jernbanelinja da det er kommet klager på dette. Det må være fokus på hensyn til fotgjengere og andre brukere av jernbanelinja. Fint om banen revet opp og slåddet etter heatkjøring slik at den er brukende for andre. Tonje, Trond og Margrethe må komme sammen å se på kostnader mht prisjustering så fort som mulig.

18/17 Orienteringer/evt

  • Lesseapparatet på traktoren har fått seg en smell så det er skjevt, men er funksjonelt så vi gjør ikke noe med det.
  • På styremøte i forbundet er ponnigruppe i Grimstad på sakslista. Lene reiser bort og orienterer.

Styremøte 13/06-2017

Tilstede: Tonje, Trond, Stein, Torfinn, Margrethe

19/17 Økonomi

Fikk inn rundt kr 25000 ved lokalkjøringen 25/5, som er meget bra.

På konto er det nå kr 140.000. På vei inn er ca kr 150.000.

Tallene er lave og det må god kostnadskontroll ut året for å komme i havn. Det ser ut til å bli et kraftig underskudd.

Vedtak: Tatt til etterretning

20/17 Traktor

Må repareres eller byttes ut. Reparasjon vil trolig være kostbart. Tonje spør Geir om hva han skal ha for å finne ut hva som er galt, og Torfinn spør en annen. Traktoren må kløyves for å finne dette ut.

Vedtak: Tatt til etterretning

21/17 Stallen

Johan Kringeland Eriksen ønsker å si opp stallen.

JKE har fått mulighet til å leie stallen på Inntjore og ønsker ikke å ha hester begge steder. Av tids- og kapasitetshensyn. Derfor ønsker han ikke å fornye leieavtalen.

Styret påpekte de investeringer som er gjort med blant annet uteboksene og andre oppgraderinger. Dette har han forståelse for og sier flyttingen ikke var planlagt.

JKE betaler leie frem til 20/06-17 og klubben disponerer stallen fra denne datoen. Han har nylig fylt opp fliskonteiner og lar denne stå.

Styret tar oppsigelsen til etterretning, samtidig som det uttrykkes stor skuffelse. Vi føler å ha lagt alt til rette og strukket oss lang, og hadde håpet en annen ende på dette. Dette ble også formidlet. Styret setter straks i gang arbeidet med å forsøke å finne ny leietaker. Stein kontakter en rekke potensielle trenere.

Vedtak: Tatt til etterretning

 

Styremøte tirsdag 08/08-2017

Tilstede: Torfinn, Tonje, Trond, Lene, Margrethe og Stein

22/17 Stallen

Arbeidet med å finne en trener har ikke lykkes. Stein har vært i samtaler med flere, slik som Hamre, Dalen, Tjomland, Rennesvik, Lura og Kvikstad, for å nevne noen. Uten resultat. Vi ønsker fortrinnsvis å få inn en trener, men det er så langt ingen som er interessert og noe må gjøres. Det er lagt ut annonse i alle facebook-grupper, og Stein har vært i kontakt med TGN og Trav24 om de vil skrive om det. Heller ikke det har bragt resultater. Fra 1/8 taper vi penger på at stallen står tom. Det må videre gjøres en dugnad på området. Luftegårder må repareres, sandbanen må det gjøres noe med, og svingene på banen må skrapes.

Etter en diskusjon ble det fra Stein lansert følgende forslag: Stein og Margrethe kan ta leie-ansvar for stallen dersom de kan betale kr 500 for hver boks som er i bruk. Nice-stallen vil da gå inn på samme avtale for flis og møkk, men kan ellers fortsette med eget grovfor osv. Dersom en travtrener melder sin interesse, som klubben ønsker å ta inn, vil de fratre så fort det er behov for det. Stein og Margrethe forlot møtet mens resten av styret diskuterte saken.

Styrets habile del valgte å leie ut stallen til Stein og Margrethe som en nødløsning frem til en trener – som er målet – er på plass. De må sørge for å levere flis og ordne bortkjøring av møkk for Nice-stallen, samt innsamle stall-leien derfra. De betaler 500 kr mnd pr boks som er i bruk. Oppsigelsestid fastsettes ikke, da de skal fravike stallen på kort varsel om en trener dukker opp.

Vedtak: Stein og Margrethe, gjennom Stall Frivoll, leier Frivoll mot en leie på kroner 500 pr boks som er i bruk.

23/17 Økonomi

Saldo på konto er nå kr 160.000.  På vei inn er betaling for reklame, Arnardo, kjøringer osv ca kr 110.000

Vi går mer gjennom økonomien på neste møte.

 

Styremøte torsdag 7. september kl 19.00

Tilstede: Alle

Sak 24/17. Lokalkjøring søndag 1. oktober
Vi må fordele arbeidsoppgaver til kjøringen. Årets siste. Har vi premier nok?

Innmelding: Stein og Margrethe

Program: Stein setter opp og Travparken trykker.

Premier: Stein og Margrethe

Banen: Freddy

Vekta: Trond

Tårnet: Torfinn

Dommer:

Speaker:

Kiosk: Tonje

Sak 25/17. Treningsavgift
Skal det være fritt fram for alle som trener hester for andre å benytte banen i virksomheten sin? Eller skal vi kreve en treningsavgift. DNT sier vi har full anledning til det.

NOTE: Trukket i etterkant

Sak 26/17. Økonomi
Status. Vi må få oversikt over utestående. Disse må purres opp. Er alt som skal faktureres sendt ut? Status? Hva med sirkus og Hrani? Tonje lager en oversikt.

Sak 27/17. Klubbhest
Viser til tidligere utsendt ide. Er dette noe å prøve? Kan det skape liv på Frivoll?

I Danmark har avisen Ekstra Bladet og alle baner en egen andelshest. For å skape engasjement lokalt. Skulle vi prøve det? Jeg har kopiert deres løsning og tilpasset oss. Kanskje vi også kan få med Grimstad Adressetidene? Ikke vet jeg. Men det er noe som kan løfte klubben, banen og miljøet? Hva tror dere? Vi forsøker å selge ut 100 andeler og når pengene er på bok går vi til innkjøp av hesten. Dersom det ikke går blir pengene tilbakeført. Stein tar kontakt med avisene for å forsøke å få dette ut.

Grimstad-hesten!

En andelshest i regi Grimstad og Omegns Travselskap. Andelsprosjektet er tenkt bygget opp slik:
Det selges 100 andeler i hesten. Innskuddet skjer en gang og er 2.500 kroner. Av dette går 100.000 til innkjøp av hesten og resten til oppstalling og alle utgifter i ett år. Hesten skal oppstalles på Frivoll travbane og trenes den som til enhver tid måtte drive der. Klubben/banen/stallen/Frivoll brukes aktivt i markedsføring og som samlingssted for andelseierne.

Andelslagets trener mottar kr 10.000 pr mnd for oppstalling, trening, og transporter. Resten av andelslagets midler settes av til utgifter som dyrlege, forsikring, avgifter DNT samt arrangementer.

Premiepengene hesten kjører inn, minus oppsitt og kuskeprosenter, blir i sin helhet utbetalt andelseierne. I praksis settes disse inn på konto og betales ut ved hver 50.000 kroner, da med kr 500 pr andel. Andelslaget oppretter egen Facebookside, og medlemmene informeres gjennom den.

Litt info:http://ekstrabladet.dk/…/b…/trav/travklub/article4084582.ece

Saken:

Dette kan være med på å skape liv på banen og trekke folk dit. Det medfører en del arbeid, samtidig som noen må ta ansvaret. Spørsmålet er om dette er en for stor oppgave for oss? Og hvem skal trene/være ansvarlig/stå for jobben.

Forslag til vedtak: Saken fremmes uten forslag til vedtak.

Vedtak: Vi utreder muligheten, og fremmer evt. et forslag.

NOTE: Ikke iverksatt pga manglende trenermulighet ved banen.

 

Sak 28/17. Banen
Den bør justeres opp til kjøringen, slik at masse kommer opp i banen. Leie NCC? Trond spør Roald Gundersen om han kan gjøre det. Dersom det ikke går prøver vi NCC eller PS maskin.

Sak 29/17. Evt

  • Underskrive protokoller
  • Banen er leid ut til hundekjøring, de kommer tilbake med dato.

Sak 30/17 Kontrakt stallen

Stein og Margrethe fratrer mens resten av styret diskuterer behovet for en kontrakt på stallen utover vedtaket i sak 22/17, og utformer evt denne kontrakten.

 

Styremøte torsdag 7. september kl 19.00

Tilstede: Tonje, Trond og Stein. Forfall: Margrethe og Torfinn

31/17. Årsmøte 2017

Vi må fastsette dato for årsmøtet. Pleier å være siste uken i januar. Vi setter det til tirsdag 30. januar kl 19.00 i klubbhuset. Stein ordner varsling på nett og Facebook. Skal varsles to og en mnd, samt 14 dager før.

Vedtak: Årsmøtet 2017 blir 30/1-2018.

32/17. Stallen 

Vi diskuterte fremdrift. Fortsatt ingen trener som er interessert. Stein ble spurt om han ville ha stallen videre og sa at han føler ansvar overfor leietakerne som er lovet hjelp med høy osv. Men kan skulle tanke på hva han ville. Etter å ha tenkt litt landet han på at ettersom Margrethe flytter, har han ikke anledning til å drifte stallen i samme omfang som nå, alene. Derfor overtar klubben driften fra 1/12 med Stein som kontaktperson mellom stallen og styret. Han satser på å ha sine to 1,5-åringer der.

Prisen videre ble også diskutert. Tonje mente 1.000 kr mnd for boks, flis og møkk var nok, og viste til at dette var prisen før stallen ble leid ut. Stein og Trond mente 1.500 som i dag skal videreføres og viste til kostnadene med drift og investeringene som er gjort.

Vedtak: Klubben overtar driften av stallen fra 1/12.

33/17. Margrethe flytter

Sekretær Margrethe Nilsen har fått jobb og flytter fra Grimstad i månedskiftet. Hun står i jobben som sekretær til årsmøtet, da det kun er to måneder igjen og deltar evt på møter via telefon etc.

Vedtak: Tatt til etterretning

34/17. Møte valgkomiteen

Styret hadde tilslutt møte med valgkomiteen, som spurte hvem som tar gjenvalg eller ikke. De kunne videre fortelle at de hadde flere kandidater til de forskjellige vervene. De starter straks sin jobb og oversender sin innstilling innen fristen for innkomne saker.

Vedtak: Tatt til etterretning

 

Styremøte 17. januar 2018

Alle møtte, Margrethe via nett

Sak 35/17 Årsberetningen

Styret gikk gjennom årsberetningen og godkjente innholdet i denne.

Ang budsjettet:

  • Styret må sjekke ang eiendomsskatt med kommunen. Betaler vi det? Vi hadde fritak. Må det søkes om igjen i år?
  • Vi må dessuten sjekke med DNT hvor mye flomlys det kan forlanges at vi har på banen. Nå er det fire timer dagen, sju dager i uka i vinterhalvåret. Der går det mye penger. Kost/nytte?
  • Strøm. Kan det kuttes noe mer. Vi har mye lys i stallen, samt to beredere.
  • Kutte TGN til utklipp. Alt er jo på nett nå.
  • Utrede oppsigelse av Canal Digital opp mot Smart Tv, WiFi og Rikstoto Direkte på nett. Kan være en del tusen å spare i året.

Ang kontingent:

Vi forslår en økning av denne på første gang på mange år.

Ang Frivoll:

Styret går for at det fremmes forslag om opprettelse av en gruppe som skal se på banens fremtid, annen lokalisering mm. Det er en viktig jobb på noe som vil presse seg frem en gang i fremtiden. Mange spørsmål må avklares, blant annet mot DNT og det er greit å få dette belyst allerede nå.

 

Sak 36/17 Gjennomføring årsmøte

Mat: Blir i år snitter. Samt kake. Stein bestiller

Drikke: Vi har drikke i klubbhuset

Blomster: Stein bestiller

Dekken: Ingunn har ordnet dette for oss

 

Dette er samtlige styrereferater for 2017